DÉFINITION : Workflow
Qu'est-ce que le Workflow ?
Le workflow ou flux de travail fait référence à une séquence d’étapes liées aux traitements des données, permettant d’accomplir une tâche spécifique ou d’atteindre un objectif. Le terme “flow” qui signifie “flux” en français, représente le passage d’une étape à une autre. Il est souvent utilisé pour décrire et automatiser les processus métiers dans divers domaines tels que l’informatique, la gestion de projet, la production, ect. Une représentation graphique permet d’illustrer les différentes étapes et interactions entre celles-ci.
Les différents types de workflow :
- Séquentiel : les tâches sont exécutées dans un ordre linéaire prédéfini, chaque étape doit être validée pour passer à la suivante.
- Parallèle : les tâches peuvent être effectuées simultanément.
- Conditionnel : les étapes suivent des règles et des conditions spécifiques.
- Itératif : les étapes se répètent tant que le résultat n’est pas celui attendu.
- Évènementiel : interviens lorsqu’il y a des évènements spécifiques au sein de l’organisation.
- Ad hoc : il n’a pas de structure prédéfinie et il est utilisé pour des processus ponctuels ou changeants.
- Automatisé : gérer par les systèmes informatiques.
Comment établir le processus de workflow ?
- Définir des objectifs est primordial pour atteindre les résultats attendus du workflow.
- Identifier des tâches à réalisées, pouvant être divisées en sous-tâches si nécessaire.
- Organiser les tâches de manière logique ou séquentielle.
- Assigner des responsabilités, c’est-à-dire que chaque tâche est attribuée à une personne ou à une équipe.
- La communication et la coordination doivent être présentes entre les membres d’une équipe et entre les équipes, favorisant une bonne progression. Cette étape doit intervenir de manière récurrente, incitant les équipes à faire remonter les éventuels problèmes à résoudre.
- Un contrôle ainsi qu’un suivi sont mis en place pour accompagner la progression du workflow. Directement lier avec la communication et la coordination des équipes.
- Une fois l’ensemble des tâches réalisées, une évaluation des résultats finaux devra être faite, dans le but de vérifier si les objectifs ont été atteints avec succès. Par la suite, les équipes pourront évaluer la pertinence et l’efficacité du workflow au sein de l’entreprise. A terme, certaines modifications seront réalisées pour permettre un déroulement optimal.
CATÉGORIES LEXIQUE
Les outils dont vous avez besoin :
Dans quels cas intégrer un workflow ?
Les entreprises souhaite intégrer un workflow en fonction de leur situation et leurs besoins actuels. Les différents cas possibles sont les suivants :
- Automatisation des tâches répétitives et manuelles
- Modélisation des processus métiers : une aide à la structuration et à la gestion des processus internes
- Collaboration entre les équipes
- Suivi et audit : traçabilités des actions et être en conformité
- Réduction des erreurs
Le workflow dans l'industrie
Les entreprises industrielles qui optent pour l’intégration d’un ERP dans leur gestion des données peuvent trouver bénéfique la mise en place d’un workflow afin de coordonner les tâches à accomplir, améliorant leur productivité.
Dans l’industrie, le workflow présente plusieurs bénéfices comme l’automatisation des processus, mais aussi la fluidité de transmission de l’information entre les différents départements, dû à une gestion centralisée des données avec une solution ERP (Entreprise Ressource Planning). De plus, il optimise l’utilisation des ressources et assure un suivi des stocks, favorisant l’adaptation de l’entreprise quant aux changements. La communication est basée sur la transparence et la conformité des informations et de la production, favoriser par une bonne coordination des équipes. Cependant, intégrer un workflow nécessite une compréhension approfondie des processus métiers déjà existants.
Les entreprises se verront avoir une meilleure productivité et une capacité à répondre aux exigences du marché sur lequel l’entreprise se situe lorsqu’elles choisissent de mettre en place le workflow dans leur méthode de fabrication.
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