Définition Gestion électronique des documents (GED)
Définition de la GED
La GED ou Gestion électronique des documents est un système informatisé permettant la gestion de l’ensemble des documents et données liées, d’une entreprise. En d’autres termes, cette dernière regroupe l’ensemble des moyens électroniques et techniques pour la gestion des flux des documents et leur traitement. Tel que l’indexation, le stockage, l’archivage et bien d’autres encore. Également, elle permet de numériser tous les documents papiers et ainsi dématérialiser les supports d’informations matériels de votre organisation.
Il est à noter que la GED est représentée par 4 étapes au total : l’acquisition, la gestion, le stockage et pour finir la diffusion. En premier lieu, l’étape d’acquisition est essentielle à la gestion de vos documents. Elle offre à travers un processus automatisé, l’enregistrement et l’indexation de vos documents électroniques. Deuxièmement, la gestion est quant à elle une suite d’opérations qui a lieu après toute création d’un document. Par la suite, le stockage englobe différents enjeux concernant le support, l’organisation ou encore la durée de conservation du stockage. Pour terminer, la diffusion correspond à la rétrocession de l’ensemble des documents.
Ainsi, ce système offre une gestion optimale du cycle de vie de vos documents électroniques. A savoir, les documents administratifs ou les factures par exemple au format mail, image, vidéo, texte ou encore sous format papier.
Enfin, la gestion électronique des documents est directement implémentée au sein d’un logiciel. Grâce à ce dernier, à l’initiative de l’intégration des différentes fonctionnalités au sein d’un seul outil, il est possible de simplifier l’accès aux documents.
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Les bénéfices de la GED
A l’heure actuelle, les sociétés sont confrontées à une évolution transverse et profonde en termes de transformation digitale. En somme, ce changement conduit les entreprises à revoir entièrement leur organisation et pratiques collectives.
Le logiciel GED facilite grandement la gestion des documents et apporte cohésion et collaboration au sein de votre structure. Ainsi, l’accès à l’information est facilité, et permet aux utilisateurs d’être plus efficaces dans leur travail. En effet, ils peuvent alors se concentrer autour des missions à forte valeur ajoutée. Maîtriser la circulation des documents au sein de son entreprise est donc primordiale à l’ère du numérique.
L’intégration d’un tel logiciel au sein de sa structure d’entreprise octroie en effet de nombreux avantages. Notamment, une importante réduction des coûts liés au papier et à ses différentes actions : impression, courrier, …
Également, il offre un contrôle et une traçabilité optimale des documents internes jouant un rôle au niveau de la productivité des salariés. Grâce à une centralisation des données et une accessibilité simplifiée, la GED améliore considérablement la recherche documentaire. Mais aussi, l’automatisation de tâches répétitives et fluidifie les échanges.
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1Life, intégrateur du logiciel ERP Open-Prod
Expert de l’intégration de logiciel de gestion pour l’industrie, myfab est un spécialiste de la gestion des entreprises depuis plus de 15 ans. Le logiciel ERP a été conçu et pensé par des industriels français pour adresser les PME industrielles. De surcroît, il offre un accompagnement à toute épreuve et garantie une solution clé en main 100% française, flexible, évolutive, et modulaire.
Open-Prod a été développé avec un module « Gestion électronique des documents » pour répondre à un enjeu de croissance et de transformation numérique. Grâce à la GED, vos équipes pourront échanger, partager avec fluidité et simplicité l’information pour une collaboration efficiente. Enfin, cette dernière vous offre une meilleure organisation et une gestion de l’ensemble des documents circulant au sein de votre structure.