La gestion de projet peut se définir par l’ensemble des moyens humains et matériels déployés pour atteindre un objectif dans un temps imparti.
Une bonne gestion de projet se traduit donc par des délais respectés, mais également par le respect du budget et des ressources déployées. Si vous avez atteint votre objectif sans encombre, alors on peut dire que vous avez conduit votre projet de manière efficace !
Le management de projet est quelque chose de nouveau pour vous ? Pas de problème. Suivez les 5 étapes clés de la conduite de projet dans cet article et vous réussirez à coup sûr tous vos projets !
Étape 1 : Définir vos objectifs
Eh oui ! Cela parait évident mais c’est la première question à se poser : pourquoi je veux lancer ce projet ? Dans quel but ? Qu’est-ce que je souhaite accomplir ? Bien évidemment, les objectifs peuvent être multiples, mais c’est à vous de les définir, en réponse à vos besoins. C’est valable aussi bien pour un projet ERP que pour n’importe quel autre projet professionnel ou personnel.
Pensez également à hiérarchiser vos objectifs, car ils n’ont pas tous la même importance ni la même urgence. En accomplissant vos objectifs dans l’ordre, votre gestion de projet se déroulera de manière plus sereine.
Étape 2 : Identifier les acteurs du projet
Une fois les objectifs bien définis, il vous faudra déterminer les parties prenantes de ce projet. C’est-à-dire, désigner une ou plusieurs personnes en charge de tel ou tel objectif suivant leur domaine de compétence.
Une fois que tous les porteurs du projet sont désignés et que leur rôle sont attribués, vous pourrez établir votre cahier des charges. Ainsi, les différents acteurs pourront définir leurs attentes et leurs besoins afin de les lister au sein d’un même registre. La création du cahier des charges est une étape primordiale qui diminue fortement les risques de malentendus coûteux.
Étape 3 : Planifier les étapes
Lorsque vous aurez hiérarchisé vos objectifs et réalisé votre cahier des charges, il vous faudra poser des deadlines. Attribuez une date limite de réalisation de chaque tâche pour vous assurer un suivi rigoureux de chaque étape du projet. Ainsi vous pourrez suivre l’avancement de vos équipes sur leurs différentes missions et les aider en cas de besoin.
Pensez également à poser des jalons. Véritables points de passage, ils vous permettront de prendre du recul sur le projet en évaluant à une date déterminée son avancée et la réalisation des objectifs.
Petit conseil : il est judicieux d’organiser régulièrement des réunions au milieu et à la fin de la réalisation de chaque étape afin de débloquer vos équipes lorsque c’est nécessaire, suivre leur avancement et veiller au bon déroulement de votre projet. Cela vous permettra de garder un œil sur la gestion de votre projet et de montrer à vos équipes que vous êtes présent.
Étape 4 : Planifier les étapes
Un projet parfait qui se déroule sans failles ? Ça n’existe pas ! Bien évidemment votre projet peut très bien se dérouler sans rencontrer de grosses difficultés, mais nous ne sommes jamais à l’abris d’un départ en vacances, d’un arrêt maladie ou d’un problème de livraison. Il est donc nécessaire d’anticiper les éventuels problèmes.
En gestion de projet, il est essentiel de réaliser une analyse de risques en cartographiant les risques en fonction de leurs conséquences sur votre projet (indolore, faible, grave, critique) et de leur probabilité à se réaliser (improbables, occasionnel, courant, très courant).
Ainsi, pour chaque risque identifié, évaluez les risques et développez une stratégie plan B pour être sûr d’être bien préparé à toute éventualité. Pensez à chaque cas de figure potentiel et aménagez votre planning plan B en conséquence. Cela vous évitera bien des mauvaises surprises.
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Étape 5 : Choisir une méthode de gestion de projet
Pour le management de votre projet, plusieurs méthodologies s’offrent à vous :
- La méthode classique, qui consiste simplement à suivre le cahier des charges à la lettre en procédant étape par étape.
- La gestion de projet agile, qui consiste à découper votre projet en plusieurs mini-projets, vous permettant une meilleure visibilité ainsi qu’une grande flexibilité dans votre conduite de projet.
- La gestion de projet adaptive, qui vous permet de vous adapter à toutes éventualités, comme mentionné précédemment. Vous évoluez en fonction de la situation et faites preuve de créativité.
- La méthode PERT, qui consiste à organiser les tâches sous forme de réseau pour en déterminer leur urgence et leur dépendance. Cette méthode permet de se représenter le projet de manière graphique et de voir quelle tâche est la plus urgente à un instant T. Le diagramme de Gantt vous permettra de définir la date de début et de fin optimal pour chaque tâche.
- La méthode du Lean management, qui consiste à optimiser la performance en minimisant le gaspillage. L’objectif étant d’obtenir une grande qualité en un minimum de temps et d’argent.
En conclusion...
Comme vous pourrez le constater, les méthodes sont nombreuses mais aucune n’est meilleure qu’une autre. C’est à vous de choisir celle qui correspond le mieux à votre projet et à votre manière de travailler et de vous organiser. Le principal étant qu’à terme, votre projet soit mené à bien.
Une fois ces 5 étapes réalisées, vous êtes fin prêt(e) à accomplir tous vos objectifs !
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