Pour plus d'informations   +33(0) 4 81 09 07 00  ou   info@1life.frlogo forum mypmi Site Forum myPMI

Projet ERP : l’importance du management du changement

Actualités, Articles d'experts

img-management-changement-3

Le management du changement (ou conduite du changement) s’inscrit dans un contexte global comprenant le management de nouvelles techniques, de nouveaux processus ou des personnes.

Dans cet article, nous allons nous intéresser à l’acceptation du changement par les futurs utilisateurs de l’ERP et à comment conduire le changement afin de susciter l’adhésion de tous autour du projet.

 

La conduite du changement : un point crucial pour le succès d’un projet ERP

Perception des ERP par les employés

Selon l’étude Panorama Consulting Solutions de 2014, seulement 36% des entreprises sont satisfaites de l’acceptation du nouvel ERP par leurs employés.
Lors de cette version, l’étude a pour la première fois mis en avant les problèmes organisationnels liés au changement d’ERP. Pour la majorité des entreprises, la durée du projet et le budget alloué ont été dépassés (jusqu’à plus 25%) afin de pouvoir gérer les problèmes d’organisation et de mettre en place de nouveaux modes de management.

Démonstration de la valeur d’un projet ERP

Pourtant, un projet ERP n’est pas censé être source de problèmes organisationnels. Quand il est bien mené, l’ERP est porteur de gains de productivité pour l’ensemble de l’entreprise.
L’ERP comme gisement de productivité pour les employés
La mise en place d’une structure commune et de processus bien définis apportent des gains, une réactivité supplémentaire et donc une performance accrue.
L’ERP comme créateur de liens entre les services
L’entreprise communique mieux. De l’administration, aux Achats, en passant par la Production, l’ERP n’oublie personne et décloisonne les services, rendant les échanges d’informations plus simples et fiables.

Le rôle du TOP management

La croyance veut que les réticences aux changements soient le fait des employés. Pourtant, il arrive que La Direction Générale soit peu impliquée dans le projet, voire totalement imperméable aux changements. Dans ce cas, la conduite d’un projet ERP sera semée d’embûches. Pour conduire le changement de manière optimale, le ou les dirigeants doivent être totalement impliqués dans le projet. La Direction est motrice, elle guide le projet et facilite l’adhésion de tous.

img-management-changement

Critères de réussite de la conduite du changement 

La conduite du changement en pratique

Impliquer très en amont du projet

Connaissez-vous le terme de key-user ?
Des keys-users sont des employés de l’entreprise avec des connaissances métier et/ou techniques poussées. Il s’agit souvent de chefs de service car ils sont capables de restituer précisément les processus appliqués par les employés de leur service, lors de la phase d’audit. Ce sont également eux qui sont formés à l’ERP et qui seront en charge de former les autres employés.

Un chef de projet est également désigné. Son rôle est essentiel car il est le premier décideur dans le projet ERP.
Il est en charge d’effectuer un audit des process de l’entreprise auprès des différents key-users afin d’avoir une vision globale de la société. Une fois l’audit réalisé et les potentiels obstacles identifiés, il rédige le cahier des charges et contacte des prestataires.
Alors que le chef de projet fera une première sélection parmi les propositions des différents prestataires, les key-users participeront au cycle de démonstrations.

Sensibiliser l’ensemble des employés

Une bonne conduite du changement suppose de communiquer correctement à l’ensemble des employés. Comprendre la manière dont l’ERP va impacter leur façon de travailler, leurs procédures et leur environnement est un premier pas vers l’acceptation du changement.
Cette compréhension permettra également d’identifier les personnalités les plus résistantes au changement.
Dans ce cas, la levée des objections sera nécessaire en questionnant la personne sur la cause de sa réticence, sur ses peurs, afin de désamorcer au plus vite la situation.
La diffusion d’informations par le biais de présentations, de sondages, de réunions consultatives, de mailing, permettra d’impliquer les employés tout au long du projet et de faciliter leur adhésion.

Former aux bonnes pratiques et méthodes

On ne le répétera jamais assez, les connaissances techniques données par la formation ne sont pas de vrais obstacles à la conduite du changement. La réelle difficulté réside dans l’écoute des employés, la compréhension de leurs réticences et la mise en avant de la valeur ajoutée de l’ERP sur leur travail futur.
Un employé qui a utilisé le même logiciel pendant très longtemps aura plus de mal à accepter le changement. Il faut l’écouter, lui laisser du temps et lui donner les moyens de s’adapter.
Cette adaptation passera par la formation, qui devra porter à la fois sur l’utilisation du nouvel ERP et également sur les nouveaux processus à appliquer.

Découvrez également les 8 étapes clés de la réussite d’un projet ERP de manière visuelle et succinte ! 

Submit a comment