Comment diviser vos coûts de facturation par 3 ?

Quelle entreprise ne cherche pas à optimiser ses coûts ? Vous l’aurez compris, aucune. Toutes sont en quête de réduire leurs frais inutiles. Dans cet article, nous nous intéresserons donc à la réduction du coût de vos factures grâce à la dématérialisation.

Contexte

Aujourd’hui, 80% des factures fournisseurs sont fournies sous format papier, en revanche ce chiffre tend à diminuer d’année en année par la réelle préoccupation des entreprises envers l’aspect environnemental et surtout par son intérêt financier non négligeable. Cela tombe bien car la législation française est favorable à ce que vous aussi vous adoptiez la dématérialisation de vos factures.

Le décret n° 2016-1673 du 5/12/2016 sur la fiabilité de la copie numérique permet de numériser les documents papiers et de les conserver au format numérique, suite à quoi vous pourrez détruire la version papier.

De plus, d’ici 2020 il sera rendu obligatoire pour les acteurs du secteur public ainsi que leurs fournisseurs de transmettre leur facture par voie dématérialisée. La transmission se fait via un service mis en place par l’AIFE (l’Agence pour l’Informatique Financière de l’Etat) se nommant CHORUS PRO.

Un rappel des dates de mise en vigueur pour chaque type d’entreprises.

Dès janvier 2017 : grandes entreprises et collectivités ;
Dès janvier 2018 : entreprises de taille intermédiaire ;
Dès janvier 2019 : petites et moyennes entreprises ;
Dès janvier 2020 : micros entreprises.

3 possibilités pour la facture électronique

Il existe trois possibilités légales de facturation électronique :

Possibilité 1 : PDF simple

Nécessite une piste d’audit fiable afin de justifier que la transaction existe bel et bien, la facture à elle seule ne suffisant pas.

Possibilité 2 : PDF signé

Nécessite une signature électronique effectuée par un dispositif sécurisé. Cette pratique permet de remplacer la piste d’audit et permet de se passer de documents justifiant de la transaction.

Possibilité 3 : EDI (Echanges de Données Informatisées)

Nécessite d’utiliser l’échange de données informatisées (EDI) pouvant répondre aux normes du code général des impôts.

Comment gérer la dématérialisation des factures ?

L’outil de gestion ERP est primordial pour une bonne gestion de la dématérialisation de vos factures. L’ERP vous permet de :

Traiter et harmoniser vos factures dématérialisées et d’automatiser la saisie des informations. Le classement de vos factures vous permet de remettre la main dessus en quelques clics seulement.
Automatiser les étapes permettant de valider et tracer un document.
Lorsque la numérisation de la facture est effectuée puis intégrée à l’ERP, l’outil de Workflow va permettre d’aller notifier chacun des services concernés de la validation de la facture.
Améliorer la visibilité sur sa trésorerie avec le rapprochement entre les factures et les paiements.
Ne plus stocker des quantités astronomiques de papiers dans des armoires qui débordent.

Les bénéfices en quelques chiffres :

Adopter la dématérialisation de vos factures c’est bénéficier d’un bon nombre de gains pour votre entreprise :

60% : Réduction du délai de traitement de vos factures

3 : Le nombre par lequel le coût de votre facturation est divisé

13,8€ : Le coût moyen du traitement d’une facture non dématérialisée

4,5€ : Le coût moyen du traitement d’une facture dématérialisée

Les bénéfices de la dématérialisation sont nombreux, ils permettent bien plus qu’une réduction de vos coûts de facturation par 3. De plus, ils permettent d’améliorer le fonctionnement interne de votre entreprise, d’effectuer un suivi et une traçabilité optimale et de renforcer la confidentialité de vos données.

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A savoir :

1Life est éditeur et intégrateur de solutions de gestion simples et innovantes. Partenaire Cegid, nous sommes le premier intégrateur de l’ERP Yourcegid Manufacturing PMI, dédié aux TPE et PME industrielles. Nos experts peuvent vous accompagner dans le cadre de votre projet ERP.