Comment choisir votre ERP ? Quelques conseils
La course à la performance, voilà ce qui pousse certaines entreprises à optimiser leur système d’information, en intégrant notamment une solution de type ERP. Un choix crucial pour les TPE/PME car l’ERP est désormais au centre de l’organisation et des processus de l’entreprise industrielle. Les TPE/PME n’ont plus seulement besoin d’un logiciel, elles veulent avant tout une solution générant de la valeur ajoutée.
Comment faire face à la multitude de solutions de gestion du marché ?
Comment choisir votre ERP, celui qui apportera de la valeur à votre entreprise ?
L’équipe 1Life vous donne quelques pistes pour faire le bon choix.
Pourquoi un ERP et pas un autre logiciel ?
Un ERP centralise tous les flux d’information de votre entreprise. De vos commandes, à vos livraisons, en passant par la facturation, l’ERP fonctionne sur une base de données unique et partage l’information à tous les utilisateurs.
Les doubles saisies et les erreurs sont évitées. Les gains de temps et de productivité sont évidents, la communication s’améliore entre tous les services de l’entreprise, notamment grâce à l’aspect structurant de l’ERP et le suivi de procédures définies par tous les acteurs de l’entreprise.
Etape 1: Se poser les bonnes questions
Avant de vous lancer dans un projet d’implémentation d’un ERP, il est important de prendre du recul sur la situation de votre entreprise et de vous poser les bonnes questions.
Pourquoi mettre en place un ERP dans mon entreprise ?
La mise en place d’un ERP passe tout d’abord par l’identification de la situation et des problèmes de votre organisation. Multiplication des erreurs, reporting inexistant, perte de temps en ressaisies…des signes qui peuvent vous aider à déterminer que vos processus ne sont plus efficaces.
Combien me coûte l’inefficacité de mes processus ?
Les temps de ressaisies et les erreurs pèsent sur votre organisation et sur le travail de vos équipes. Un collaborateur qui passe quatre heures par semaine à ressaisir des données aura, à la fin du mois, perdu seize heures de travail qui auraient pu être allouées à une autre tâche porteuse de valeur pour l’entreprise.
Quels sont mes enjeux futurs et l’évolution souhaitée de mon entreprise ?
La vision stratégique de votre entreprise à moyen et long terme permet de donner un cadre à votre recherche de progiciel. La durée de vie d’un ERP est estimée à 10 ans. Il est donc nécessaire d’anticiper les évolutions de votre entreprise afin de conserver la pérennité de votre outil et ne pas rendre votre système d’information obsolète trop vite.
Rien n’est plus déplaisant que d’investir dans une solution et se rendre compte deux ans plus tard qu’elle ne correspond plus aux besoins actuels de l’entreprise. En deux mots : visualisez, anticipez !
De quelles fonctionnalités ai-je besoin ?
La définition du périmètre et de la profondeur fonctionnelle de votre futur ERP est primordiale au vu de la multitude de fonctionnalités inclues dans certaines solutions du marché.
Vous avez un parc machines-outils à gérer ? Votre choix se portera alors sur une solution incluant de la GMAO.
Vous avez des besoins de reporting fiables? Pensez à inclure un module de Business Intelligence dans le périmètre des fonctions clés.
Les fonctionnalités de base d’un ERP répondent à vos attentes ? Alors éloignez-vous des solutions à la richesse fonctionnelle trop étendue, qui seront de véritables usines à gaz pour une TPE/PME comme la vôtre.
Etape 2: Impliquer vos équipes
L’atelier de production, les achats, l’administration, chacun de ces services possède son propre fonctionnement et peut rencontrer des difficultés. Une vision globale des processus de vos services est indispensable. Ecouter vos collaborateurs et les impliquer dans votre projet ERP permettront de réaliser une cartographie complète des processus internes et d’identifier les sources d’inefficacité.
Pensez au management du changement. Vos collaborateurs seront également amenés à utiliser et à être formés à l’ERP. En se sentant impliqués dans la démarche, ils accepteront plus facilement le changement d’outil.
Etape 3: Mettre à plat vos processus
L’implémentation d’un ERP est l’occasion parfaite de revoir vos processus internes. La bonne identification et la compréhension de ces processus permettront de configurer votre solution de gestion en fonction de vos besoins.
Cette identification pourra vous amener à améliorer les processus existants afin de gagner en performance lors de l’utilisation de l’ERP.
Etape 4: Rédiger un cahier des charges
Trop souvent négligé, le cahier des charges est un impératif de succès. Ce document, répertoriant les grandes lignes du projet, précise de manière claire et synthétique les objectifs, les besoins et le périmètre fonctionnel associés à votre futur ERP. La description des spécificités de votre métier sera en outre un « plus » pour aider l’intégrateur à cerner vos enjeux.
En effet, mieux vous connaîtrez les particularités de votre organisation, plus il sera simple pour votre intégrateur de vous offrir une satisfaction complète lors de sa réponse fonctionnelle.
Etape 5: Choisir un prestataire qui comprend votre métier et vos enjeux
Véritable partenaire, l’intégrateur vous accompagne pendant toutes les étapes du projet ERP : analyse, installation, formation, maintenance, évolution. La réussite d’un projet ERP repose
à 40% sur la relation construite avec l’intégrateur,
à 40% sur l’implication du client,
à 20% sur l’adéquation du logiciel choisi.
Pour que ce partenariat soit optimal, quelques notions sont à ne pas négliger :
L’intégrateur doit connaître vos processus métiers, votre secteur d’activité. Son expertise doit transparaître dans sa réponse à votre cahier des charges et lors de ses diverses interventions.
L’expérience de déploiement et la méthodologie de projet de l’équipe de consultants sont déterminantes. N’hésitez pas à demander à l’intégrateur combien de projet il a déployé, et quelles sont ses références sur votre secteur d’activité.
La confiance entre l’intégrateur et votre entreprise doit s’établir dès le début de la relation et se renforcer tout au long du projet. Le maintien des engagements, la proximité et la réactivité des équipes intervenantes sont indispensable pour satisfaire les attentes des TPE/PME clientes.
La réussite d’un projet ERP porte sur des aspects techniques, fonctionnels et relationnels. Pour espérer en retirer des bénéfices économiques et organisationnels, il vous faudra :
- Etre visionnaire
- Agir pour la performance
- Conduire le changement
- Faire participer les équipes
- Lier une relation forte avec l’intégrateur
Vous avez un projet ERP ?
Pour vous aider, 1Life propose une solution modulaire et fonctionnelle, dédiée aux TPE/PME industrielles, afin de gérer tous les processus métiers de votre entreprise.
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